Thuis werken

Thuiswerken: Hoe doe je dat? – Online tools voor samenwerken

Net als vele anderen zijn ook wij inmiddels weer 1,5 week thuis aan het werk. Hoewel we de gezelligheid van kantoor erg missen, heeft de situatie natuurlijk ook weer voordelen. Normaal zijn we veel op pad en hebben we dus veel reistijd in een dag. We hebben dus meer tijd om andere projecten op te pakken dan normaal. We zijn erg benieuwd hoe anderen de onlinesamenwerking ervaren?  

Een kijkje in onze onlinesamenwerking 

Elke ochtend starten we met een stand-up via Microsoft Teams. Dit deden we normaal ook offline, maar zeker nu we elkaar weinig zien is het fijn om ‘s ochtends even met het hele team de dag door te spreken. Hoe voelt iedereen zich? Wat ga je vandaag doen? En waar heb je nog hulp nodig? Dit hoeft maar een paar minuten te duren, maar helpt om de dag scherp te beginnen. Teams is onderdeel van het Office365 pakket. Mocht je dit niet hebben, is Google Hangouts ook een hele goede optie, waar je gemakkelijk mensen kan toevoegen aan een vergadering.  

Om bij de houden waar iedereen mee bezig is, houden we onze to do’s bij in Trello. De gratis versie is al een hele complete tool waar je een handig overzicht kan maken van iedereen zijn to do’s in verschillende categorieën. We werken allemaal online in Onedrive, dus iedereen heeft altijd toegang tot de laatste versie van documenten. Via Slack delen we updates en kunnen we kleine vragen stellen. Gedurende de dag plannen we soms ook overleggen om samen te werken of te sparren over projecten waar we mee bezig zijn. Als dit een creatief overleg is, maken we gebruik van Mural. Een tool waar je als het ware een whiteboard deelt terwijl je videobelt. Iedereen kan live meewerken en zo kan je goed een creatieve sessie voorbereiden en faciliteren. De tool biedt ook veel formats voor veelgebruikte brainstorm canvassen. 

Een aantal tips  

Op deze manier kunnen heel veel projecten de komende tijd toch door blijven gaan. Het CityBarge designteam werkt bijvoorbeeld ook op deze manier naar het prototype voor hun eerste boot. Toch verlies je af en toe diepte in discussies en kost videobellen meer energie dan een normaal overleg. Daarom een aantal tips!  

  • Facilitatie: Zorg bij een creatieve sessie dat er één iemand de facilitatie doet. Hierdoor wordt het gesprek wat strakker gemodereerd en dat maakt het wel lekker efficiënt.  
  • Praat niet allemaal tegelijk: Bij grotere groepen is het handig om alle microfoons op mute te zetten, en vragen te stellen via de chat. De facilitator kan dan personen een voor een het woord geven. 
  • Verwerking: waar je normaal na een brainstorm nog veel werk hebt om alle inzichten en resultaten te verwerken, ben je met Mural al een heel eind op weg. Hier werkt iedereen namelijk tegelijk aan een onlinedocument, wat je na de sessie ook weer met iedereen kan delen.  
  • Focus: Videobellen kan een stuk vermoeiender dan gewoon overleggen. Zeker in grote groepen. Zorg dus dat er een duidelijke focus is voor het gesprek en dat alle deelnemers niet met allerlei andere taken bezig zijn. Als je deelneemt in een gesprek, sluit dan even je andere tabbladen. Hoe efficiënter het gesprek, hoe je eerder je weer iets anders kunt doen 😊 

Wij kijken in ieder geval weer uit naar onze eerste real-life vrijdagmiddag borrel. Maar tot die tijd kunnen we veel creatieve oplossingen bedenken om door te gaan. Heb jij nog tools of tips die ontbreken in het lijstje? Laat het ons weten!  

En natuurlijk een applausje voor alle beroepsgroepen die niet thuis kunnen werken en onvermoeid doorgaan in deze tijden. Dank jullie wel!  

#staysafe #stayhome 

Tags: No tags

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *