Aanpak Digitalisering

De businesscase achter digitalisering

Hoe bepaal je de businesscase van een digitaliseringsproject? Het is betrekkelijk eenvoudig om te starten met een bierviltje, toch heb je wat meer onderzoek nodig om precies te weten of het nuttig is om een digitaliseringsproject op te pakken. Hieronder leggen we in hoofdlijnen uit op welke manier je te werk kan gaan om de businesscase achter je digitalisering te bepalen.

Waar start je met de businesscase?

Je begint met je huidige proces in kaart te brengen. Welke personen of afdelingen zijn betrokken, welke programma’s worden gebruikt, welke informatie wordt vastgelegd of verwerkt? Al dit soort vragen stel je om een beeld te krijgen van de bestaande situatie. De belangrijkste vervolgvraag is: hoeveel tijd kost het bestaande proces nu.

Hoe verder?

Onderzoek de verschillende opties die je hebt om je proces te verbeteren. Waar kun je mensen ondersteunen met opleiding of met software die het proces gemakkelijker maakt? Ook kun je erover nadenken om stappen uit het proces te halen die niet noodzakelijk zijn.

Vergelijk kosten en baten

Door de bestaande situatie te vergelijken met de nieuwe situatie kun je bereken hoeveel je kunt besparen. Hieronder een eenvoudig rekenvoorbeeld:

Stel dat je ervoor kunt zorgen dat de uitgeschreven werkbonnen 5 minuten sneller verwerkt worden. En je hebt 5000 van dit soort bonnen die per jaar door je administratie verwerkt worden. Dan bespaar je al snel zo’n 400 uur. Dat staat weer gelijk aan ongeveer 0,25 FTE die je structureel bespaard.

Niet alleen heb je de directe baten als je zoveel tijd weet te besparen. Ook heb je allerlei indirecte voordelen:

  • Je hebt meer zicht op de voortgang van het werk als de werkbonnen digitaal geregistreerd zijn;
  • Er raken minder bonnetjes kwijt wat een hoop zoekwerk en frustratie scheelt;
  • Je mensen hebben meer plezier op hun werk wat uitstraalt op alles wat jouw organisatie doet!

Veel meer mogelijkheden

Er zijn zoveel meer mogelijkheden voor jouw organisatie. Denk aan het uniformeren van de projectaanpak, het werken via SharePoint, eenvoudig kwaliteitscontroles toevoegen aan je werkprocessen, en ga zo maar door. Een belangrijke eerste stap is het opstellen van de businesscase achter je digitalisering.

Wil je hier nu meer over weten? Lees meer over onze aanpak van digitalisering op de website

Of neem contact op voor meer informatie!

IMG_0419

Doeners in de bouw gaan digitaal

Sinds september 2020 werkt Suit-case aan een digitaliseringstraject bij 3 aannemers in de GWW-sector tegelijk. Deze aannemers, Wallaard, van der Meer en Van Dijk Maasland hebben de handen ineengeslagen om hun interne processen beter op orde te krijgen. Daarvoor doorlopen ze onder onze leiding een innovatietraject dat een jaar in beslag neemt, het doeners in de bouw gaan digitaal project. Nu, inmiddels 8 maanden sinds de start van het project, worden de eerste resultaten zichtbaar.

Wat hebben we gedaan en wat staat ons te wachten? 

In hoofdlijnen doen we 3 dingen: 

  1. We hebben onderzocht hoe de organisatie in elkaar zit. 
  1. Onderzochten welke digitale hulpmiddelen een oplossing zijn voor de gevonden problemen. 
  1. Leiden mensen in de organisatie op om de gekozen digitale hulpmiddelen te gebruiken. 

Dat gaat natuurlijk niet vanzelf. Het onderzoeken van de organisaties nam bijna 4 maanden in beslag. Door te starten met interviews raakten we in gesprek met verschillende afdelingen. Eerst was er scepsis, wat komen deze buitenstaanders doen…? Door te luisteren, door te vragen en geduldig te zijn ontstaat er een vertrouwensband. Vervolgens deelden mensen steeds meer informatie met ons. Toen hebben wij al die informatie geanalyseerd en een overzicht gemaakt van de grootste knelpunten per organisatie. 

Gesprekken over knelpunten zien wij als de start tot verbetering. Uiteindelijk gaat het altijd over de kansen die er zijn om knelpunten te verbeteren en hoe deze structureel aan te pakken. Zo ook in dit project. Direct na de analyse begonnen we met een matrix waarin we kansen rangschikten op haalbaarheid en impact. In de periode die hierop volgde hebben we deze kansen onderzocht en uitgediept. 

Op maat gemaakt digitaal hulpmiddel voor de bouw

In dit project is de oplossing een op maat gemaakt digitaal hulpmiddel. Precies passend bij de wensen die iedere aannemer daaraan stelt. Het proces van ontwikkeling ging hand in hand met het uitdiepen van de kansen. Een voorbeeld van zo’n digitaal hulpmiddel is een formulier ter vervanging van de nog steeds gebruikte analoge bonnenboekjes. Projectleiders gebruiken die boekjes om kleine opdrachten aan leveranciers te verstrekken. Nu gaat dat proces, inclusief de facturatie, via een digitale route. 

We ontwikkelen de software in dit project in nauwe samenwerking met medewerkers. Zo krijgen zij precies wat ze nodig hebben en sluit het naadloos aan. Het voordeel hiervan is dat we de sleutelfiguren in de organisatie direct opleiden. Gelijktijdig organiseren we bijeenkomsten op alle niveaus, ook tussen verschillende organisaties, waarin we zorgen voor het uitwisselen van kennis over digitale hulpmiddelen. 

Wat maakt dit innovatietraject uniek?

  • De Samenwerking met 3 aannemers
  • De kennisuitwisseling die plaatsvindt op (en tussen) alle niveaus in de organisatie
  • De ontwikkeling en het opleiden van medewerkers om digitaal vaardiger te zijn gaan hand in hand
  • De ontwikkeling van op maat gemaakte software per bedrijf
Kennisuitwisseling op unieke locaties, zoals de waterbus Delft

Wat is de toekomstvisie

De vervanging van een aantal analoge processen is pas de start. Iedere organisatie heeft een toekomstvisie op het gebied van digitalisering. We kunnen met zekerheid zeggen dat elk bedrijf een nog meer stappen gaat zetten om werkprocessen te digitaliseren. Ten slotte, betekent dit dat er veel meer real-time inzicht ontstaan in projecten. Dat moet als gevolg hebben dat risico’s omlaag gaan net zoals de faalkosten.

Tegelijk moet digitalisering zorgen voor een lagere werkdruk en als belangrijkste, nog meer werkplezier bij alle medewerkers in de organisaties. Zo worden Wallaard, van der Meer en van Dijk toekomstbestendige bedrijven.

Virtuele vergaderruimte PWN

Vergaderen in Virtual Reality: het nieuwe samenwerken?

Inmiddels is Virtual Reality (VR) en de VR-bril een bekend fenomeen. In de Gaming-en Entertainmentindustrie is de technologie al ver ontwikkeld wat veel mogelijkheden biedt. Sinds kort beginnen er steeds meer toepassingen te verschijnen die gericht zijn op de zakelijke markt, zoals vergaderen in VR. Interessante ontwikkelingen die extra belangrijk zijn geworden tijdens de pandemie, want op afstand vergaderen is de nieuwe norm geworden.

Om te onderzoeken hoe dit werkt en of het succes te beoordelen, hebben we in het Smart Tech Team van PWN laatst twee weken iedere dag vergaderd in VR.

Zoals vanouds vergaderen

Ondanks dat de applicatie nog in ontwikkeling is en er wat kinderziektes aanwezig zijn, geeft deze manier van werken een verfrissend gevoel. In vergelijking met Teams of Zoom is dit een hele intuïtieve manier van samenwerken.

Zoals op de foto’s te zien is, zit je echt met elkaar rond de tafel. Dit voelt heel natuurlijk en bijna als vanouds. Het gevoel van zitten in één ruimte maakt samenwerken een stuk makkelijker maar stimuleert ook om meer samen te werken.  

Voorlopig zullen we blijven vergaderen in VR om zo de mogelijkheden te verkennen en te ontdekken voor wat voor toepassingen dit het meest geschikt is. De eerste impressie is in ieder geval erg goed.

Wil je meer weten over vergaderen in VR? 

Ben je benieuwd hoe vergaderen in Virtual Reality voelt? Neem contact op met Sjoerd of Tomas uit het Smart Tech Team van PWN en leer meer over wat voor mogelijkheden het biedt.

Lees hier meer over voor werk het Smart Tech Team van PWN uitvoert.

Virtuele realiteit, Virtual Reality (VR), is een computertechniek waarbij een realistische situatie wordt nagebootst in een gesimuleerde online omgeving. De VR-bril zet je op om deze omgeving te betreden. Je kan in deze omgeving bewegen in de ruimte door lichaamsbewegingen. Dit effect zorgt ervoor dat je het gevoel hebt echt in een bepaalde ruimte te zijn. Tijdens onze test gebruikten we de Oculus Quest 2 met Horizon Workrooms (bèta).

Thuis werken

Thuiswerken: Hoe doe je dat? – Online tools voor samenwerken

Net als vele anderen zijn ook wij inmiddels weer 1,5 week thuis aan het werk. Hoewel we de gezelligheid van kantoor erg missen, heeft de situatie natuurlijk ook weer voordelen. Normaal zijn we veel op pad en hebben we dus veel reistijd in een dag. We hebben dus meer tijd om andere projecten op te pakken dan normaal. We zijn erg benieuwd hoe anderen de onlinesamenwerking ervaren?  

Een kijkje in onze onlinesamenwerking 

Elke ochtend starten we met een stand-up via Microsoft Teams. Dit deden we normaal ook offline, maar zeker nu we elkaar weinig zien is het fijn om ‘s ochtends even met het hele team de dag door te spreken. Hoe voelt iedereen zich? Wat ga je vandaag doen? En waar heb je nog hulp nodig? Dit hoeft maar een paar minuten te duren, maar helpt om de dag scherp te beginnen. Teams is onderdeel van het Office365 pakket. Mocht je dit niet hebben, is Google Hangouts ook een hele goede optie, waar je gemakkelijk mensen kan toevoegen aan een vergadering.  

Om bij de houden waar iedereen mee bezig is, houden we onze to do’s bij in Trello. De gratis versie is al een hele complete tool waar je een handig overzicht kan maken van iedereen zijn to do’s in verschillende categorieën. We werken allemaal online in Onedrive, dus iedereen heeft altijd toegang tot de laatste versie van documenten. Via Slack delen we updates en kunnen we kleine vragen stellen. Gedurende de dag plannen we soms ook overleggen om samen te werken of te sparren over projecten waar we mee bezig zijn. Als dit een creatief overleg is, maken we gebruik van Mural. Een tool waar je als het ware een whiteboard deelt terwijl je videobelt. Iedereen kan live meewerken en zo kan je goed een creatieve sessie voorbereiden en faciliteren. De tool biedt ook veel formats voor veelgebruikte brainstorm canvassen. 

Een aantal tips  

Op deze manier kunnen heel veel projecten de komende tijd toch door blijven gaan. Het CityBarge designteam werkt bijvoorbeeld ook op deze manier naar het prototype voor hun eerste boot. Toch verlies je af en toe diepte in discussies en kost videobellen meer energie dan een normaal overleg. Daarom een aantal tips!  

  • Facilitatie: Zorg bij een creatieve sessie dat er één iemand de facilitatie doet. Hierdoor wordt het gesprek wat strakker gemodereerd en dat maakt het wel lekker efficiënt.  
  • Praat niet allemaal tegelijk: Bij grotere groepen is het handig om alle microfoons op mute te zetten, en vragen te stellen via de chat. De facilitator kan dan personen een voor een het woord geven. 
  • Verwerking: waar je normaal na een brainstorm nog veel werk hebt om alle inzichten en resultaten te verwerken, ben je met Mural al een heel eind op weg. Hier werkt iedereen namelijk tegelijk aan een onlinedocument, wat je na de sessie ook weer met iedereen kan delen.  
  • Focus: Videobellen kan een stuk vermoeiender dan gewoon overleggen. Zeker in grote groepen. Zorg dus dat er een duidelijke focus is voor het gesprek en dat alle deelnemers niet met allerlei andere taken bezig zijn. Als je deelneemt in een gesprek, sluit dan even je andere tabbladen. Hoe efficiënter het gesprek, hoe je eerder je weer iets anders kunt doen 😊 

Wij kijken in ieder geval weer uit naar onze eerste real-life vrijdagmiddag borrel. Maar tot die tijd kunnen we veel creatieve oplossingen bedenken om door te gaan. Heb jij nog tools of tips die ontbreken in het lijstje? Laat het ons weten!  

En natuurlijk een applausje voor alle beroepsgroepen die niet thuis kunnen werken en onvermoeid doorgaan in deze tijden. Dank jullie wel!  

#staysafe #stayhome 

IMG_20191210_113845

Trends voor 2020 – 3D, AI, IoT, VR, AR huh wat?

Al een aantal jaar zijn 3D, AI, IoT, VR en AR veel gebruikte termen. In eerste instantie denk je misschien aan toepassingen in (online) games. Maar deze technologieën worden veel breder ingezet en kennen veel toepassingen in het bedrijfsleven. Zo worden schoonmakers van Hago Zorg in het Maastricht UMC+ (operatiekamers) bijvoorbeeld getraind door middel van Virtual Reality. Of wordt er in de bouw steeds meer samengewerkt tussen verschillende disciplines in Building Information Modelling (BIM 3D software). Deze technologieën ontwikkelen zich snel en ook in 2020 verwachten dat hier weer veel nieuwe ontwikkelingen zullen plaatsvinden.

PWN 3D experience
PWN 3D experience

Hoe ga je mee met deze technologische ontwikkelingen?

Mee gaan met deze nieuwe technologische ontwikkelingen is een uitdaging. Zeker als er veel verschillende vormen en toepassingen zijn, zoals bijvoorbeeld bij 3D. Met deze uitdaging kwam ook het waterbedrijf van Noord-Holland, PWN, naar ons toe. De vraag is hoe PWN al deze nieuwe technologieën kan inzetten. En waar te beginnen? Specifiek wilden ze graag aan de slag met 3D (bijvoorbeeld digital twins). Maar PWN is de expert in haar eigen vakgebied, namelijk waterzuivering, en minder thuis in 3D toepassingen. Om hier dus een goede keuze in te maken, proberen we in eerste instantie om de kennis onder alle werknemers over 3D technologieën te verhogen.

Maak het tastbaar

Om de kennis over 3D technologieën up-to-date te maken zijn we bezig met het ontwikkelen van een 3D experience. Via een escape-room verhaal laten we elke werknemer kennismaken met de verschillende technieken en hun voor- en nadelen. Hier komen vormen langs als 3D CAD tekeningen, pointclouds, 360 graden foto’s en GIS tekeningen. Al deze termen vliegen soms langs en met deze experience kunnen mensen ontdekken hoe ze deze in hun eigen werkveld kunnen inzetten.

Benieuwd naar onze aanpak? Lees meer in ons portfolio.

Sprint sessie over de 3D-experience – in de 3DMakerszone

Trends voor 2020

De komende weken geeft Suit-case elke week inzicht in een relevante trend voor 2020 waar ondernemers of organisaties mee worstelen. Volg ons via Facebook en LinkedIn om de hoogte te blijven.

Benieuwd welke trends en innovaties relevant zijn voor jouw organisatie? Ga samen met ons aan de slag om een innovatiescan uit te voeren en ontdek waar jouw kansen liggen!

[DISPLAY_ULTIMATE_PLUS]