Hoe bepaal je de businesscase van een digitaliseringsproject? Het is betrekkelijk eenvoudig om te starten met een bierviltje, toch heb je wat meer onderzoek nodig om precies te weten of het nuttig is om een digitaliseringsproject op te pakken. Hieronder leggen we in hoofdlijnen uit op welke manier je te werk kan gaan om de businesscase achter je digitalisering te bepalen.
Waar start je met de businesscase?
Je begint met je huidige proces in kaart te brengen. Welke personen of afdelingen zijn betrokken, welke programma’s worden gebruikt, welke informatie wordt vastgelegd of verwerkt? Al dit soort vragen stel je om een beeld te krijgen van de bestaande situatie. De belangrijkste vervolgvraag is: hoeveel tijd kost het bestaande proces nu.
Hoe verder?
Onderzoek de verschillende opties die je hebt om je proces te verbeteren. Waar kun je mensen ondersteunen met opleiding of met software die het proces gemakkelijker maakt? Ook kun je erover nadenken om stappen uit het proces te halen die niet noodzakelijk zijn.
Vergelijk kosten en baten
Door de bestaande situatie te vergelijken met de nieuwe situatie kun je bereken hoeveel je kunt besparen. Hieronder een eenvoudig rekenvoorbeeld:
Stel dat je ervoor kunt zorgen dat de uitgeschreven werkbonnen 5 minuten sneller verwerkt worden. En je hebt 5000 van dit soort bonnen die per jaar door je administratie verwerkt worden. Dan bespaar je al snel zo’n 400 uur. Dat staat weer gelijk aan ongeveer 0,25 FTE die je structureel bespaard.
Niet alleen heb je de directe baten als je zoveel tijd weet te besparen. Ook heb je allerlei indirecte voordelen:
- Je hebt meer zicht op de voortgang van het werk als de werkbonnen digitaal geregistreerd zijn;
- Er raken minder bonnetjes kwijt wat een hoop zoekwerk en frustratie scheelt;
- Je mensen hebben meer plezier op hun werk wat uitstraalt op alles wat jouw organisatie doet!
Veel meer mogelijkheden
Er zijn zoveel meer mogelijkheden voor jouw organisatie. Denk aan het uniformeren van de projectaanpak, het werken via SharePoint, eenvoudig kwaliteitscontroles toevoegen aan je werkprocessen, en ga zo maar door. Een belangrijke eerste stap is het opstellen van de businesscase achter je digitalisering.
Wil je hier nu meer over weten? Lees meer over onze aanpak van digitalisering op de website
Of neem contact op voor meer informatie!