Doeners in de bouw gaan digitaal

Sinds september 2020 werkt Suit-case aan een digitaliseringstraject bij 3 aannemers in de GWW-sector tegelijk. Deze aannemers, Wallaard, van der Meer en Van Dijk Maasland hebben de handen ineengeslagen om hun interne processen beter op orde te krijgen. Daarvoor doorlopen ze onder onze leiding een innovatietraject dat een jaar in beslag neemt, het doeners in de bouw gaan digitaal project. Nu, inmiddels 8 maanden sinds de start van het project, worden de eerste resultaten zichtbaar.

Wat hebben we gedaan en wat staat ons te wachten? 

In hoofdlijnen doen we 3 dingen: 

1. We hebben onderzocht hoe de organisatie in elkaar zit. 

2. Onderzochten welke digitale hulpmiddelen een oplossing zijn voor de gevonden problemen. 

3. Leiden mensen in de organisatie op om de gekozen digitale hulpmiddelen te gebruiken. 

Dat gaat natuurlijk niet vanzelf. Het onderzoeken van de organisaties nam bijna 4 maanden in beslag. Door te starten met interviews raakten we in gesprek met verschillende afdelingen. Eerst was er scepsis, wat komen deze buitenstaanders doen…? Door te luisteren, door te vragen en geduldig te zijn ontstaat er een vertrouwensband. Vervolgens deelden mensen steeds meer informatie met ons. Toen hebben wij al die informatie geanalyseerd en een overzicht gemaakt van de grootste knelpunten per organisatie. 

Gesprekken over knelpunten zien wij als de start tot verbetering. Uiteindelijk gaat het altijd over de kansen die er zijn om knelpunten te verbeteren en hoe deze structureel aan te pakken. Zo ook in dit project. Direct na de analyse begonnen we met een matrix waarin we kansen rangschikten op haalbaarheid en impact. In de periode die hierop volgde hebben we deze kansen onderzocht en uitgediept. 

Op maat gemaakt digitaal hulpmiddel voor de bouw

In dit project is de oplossing een op maat gemaakt digitaal hulpmiddel. Precies passend bij de wensen die iedere aannemer daaraan stelt. Het proces van ontwikkeling ging hand in hand met het uitdiepen van de kansen. Een voorbeeld van zo’n digitaal hulpmiddel is een formulier ter vervanging van de nog steeds gebruikte analoge bonnenboekjes. Projectleiders gebruiken die boekjes om kleine opdrachten aan leveranciers te verstrekken. Nu gaat dat proces, inclusief de facturatie, via een digitale route. 

We ontwikkelen de software in dit project in nauwe samenwerking met medewerkers. Zo krijgen zij precies wat ze nodig hebben en sluit het naadloos aan. Het voordeel hiervan is dat we de sleutelfiguren in de organisatie direct opleiden. Gelijktijdig organiseren we bijeenkomsten op alle niveaus, ook tussen verschillende organisaties, waarin we zorgen voor het uitwisselen van kennis over digitale hulpmiddelen. 

Wat maakt dit innovatietraject uniek?

• De Samenwerking met 3 aannemers
• De kennisuitwisseling die plaatsvindt op (en tussen) alle niveaus in de organisatie
• De ontwikkeling en het opleiden van medewerkers om digitaal vaardiger te zijn gaan hand in hand
• De ontwikkeling van op maat gemaakte software per bedrijf

Wat is de toekomstvisie

De vervanging van een aantal analoge processen is pas de start. Iedere organisatie heeft een toekomstvisie op het gebied van digitalisering. We kunnen met zekerheid zeggen dat elk bedrijf een nog meer stappen gaat zetten om werkprocessen te digitaliseren. Ten slotte, betekent dit dat er veel meer real-time inzicht ontstaan in projecten. Dat moet als gevolg hebben dat risico’s omlaag gaan net zoals de faalkosten.

Tegelijk moet digitalisering zorgen voor een lagere werkdruk en als belangrijkste, nog meer werkplezier bij alle medewerkers in de organisaties. Zo worden Wallaard, van der Meer en van Dijk toekomstbestendige bedrijven.